Bedrijfskennis toegankelijk voor de mensen die haar nodig hebben
USNL wordt gebruikt vanuit verschillende functies. Hieronder zes voorbeelden: waar de functie tegenaan loopt, welke vraag een medewerker stelt en wat er met USNL verandert.
Use case
Operations Manager
Waar loopt deze functie tegenaan?
Procedures en werkinstructies staan verspreid over documenten en systemen.
Voorbeeldvragen
Een klantorder loopt vertraging op doordat een leverancier niet op tijd kan leveren. Welke escalatieprocedure moeten we volgen, wie moet worden geïnformeerd en welke uitzonderingen gelden voor strategische klanten?
Welke processtappen, verantwoordelijkheden en goedkeuringen gelden wanneer we tijdelijk willen afwijken van onze standaard operationele werkwijze vanwege capaciteitsproblemen?
Wat doet USNL?
De medewerker stelt de vraag in USNL. Relevante procedures worden doorzocht en het antwoord verwijst naar de gebruikte documenten.
Wat verandert er voor de medewerker?
Minder afhankelijkheid van weten waar een document staat.
Use case
Compliance / Quality Manager
Waar loopt deze functie tegenaan?
Beleid, normen en interne richtlijnen moeten snel teruggevonden en gecontroleerd kunnen worden.
Voorbeeldvragen
Welke interne procedures, wettelijke eisen en documentatieverplichtingen gelden wanneer tijdens een audit een afwijking wordt vastgesteld, en binnen welke termijnen moeten corrigerende maatregelen zijn uitgevoerd?
Welke wijzigingen zijn er in onze kwaliteitsprocedures doorgevoerd naar aanleiding van de laatste audits, en welke afdelingen of processen worden daardoor geraakt?
Wat doet USNL?
USNL zoekt binnen toegankelijke beleidsdocumentatie en toont de gebruikte passages als bron.
Wat verandert er voor de medewerker?
Beleidsinformatie is sneller terug te vinden en direct te controleren aan de oorspronkelijke bron.
Use case
IT Manager
Waar loopt deze functie tegenaan?
Technische kennis is verspreid over documentatie, tickets, chats en interne handleidingen.
Voorbeeldvragen
Welke beveiligings-, toegangs- en goedkeuringsvoorwaarden gelden wanneer een externe leverancier toegang nodig heeft tot onze interne systemen, en welke uitzonderingen zijn daarvoor vastgelegd?
Bij een vermoedelijk datalek: welke stappen moeten IT, security, management en compliance volgens onze interne procedures uitvoeren, in welke volgorde en binnen welke termijnen?
Wat doet USNL?
USNL doorzoekt de beschikbare technische documentatie en handleidingen en brengt de relevante informatie samen in één antwoord met bronverwijzingen.
Wat verandert er voor de medewerker?
Technische kennis wordt vindbaar zonder vooraf te weten in welk systeem of kanaal die staat.
Use case
HR / L&D
Waar loopt deze functie tegenaan?
Handboeken, richtlijnen en personeelsdocumentatie zijn omvangrijk en lastig te doorzoeken.
Voorbeeldvragen
Welke trainingen, certificeringen en interne procedures moet een nieuwe medewerker in deze functie afronden voordat hij zelfstandig bepaalde werkzaamheden mag uitvoeren?
Welke verschillen bestaan er tussen onze onboardingprocedures voor vaste medewerkers, tijdelijke medewerkers en externe consultants, en welke verantwoordelijkheden liggen daarbij bij HR en de leidinggevende?
Wat doet USNL?
USNL doorzoekt de volledige HR-documentatie — ook lange handboeken en richtlijnen — en geeft het relevante antwoord met verwijzing naar de gebruikte passages.
Wat verandert er voor de medewerker?
Medewerkers vinden het antwoord in grote documenten zonder die zelf helemaal door te lezen.
Use case
Knowledge Manager
Waar loopt deze functie tegenaan?
Veel kennis bestaat al, maar is moeilijk organisatiebreed toegankelijk.
Voorbeeldvragen
Welke documenten beschrijven momenteel hetzelfde proces, waar spreken deze documenten elkaar tegen en welke versie geldt volgens onze governance-afspraken als leidend?
Welke bedrijfskritische kennis is verspreid over meerdere kennisbronnen, wie is verantwoordelijk voor het onderhoud daarvan en welke stukken zijn volgens onze documentatieregels aan herziening toe?
Wat doet USNL?
USNL maakt de aangesloten kennisbronnen vanuit één interface doorzoekbaar en toont welke informatie beschikbaar is.
Wat verandert er voor de medewerker?
Bestaande kennis wordt organisatiebreed vindbaar in plaats van verspreid en persoonsgebonden.
Use case
Project / Program Manager
Waar loopt deze functie tegenaan?
Projectbesluiten en achtergrondinformatie raken verspreid over verschillende bronnen.
Voorbeeldvragen
Welke besluiten zijn gedurende het project genomen over scope, planning en verantwoordelijkheden, wat was de onderbouwing daarvan en welke oorspronkelijke afspraken zijn daardoor gewijzigd?
Welke afhankelijkheden, risico’s en openstaande acties uit de verschillende projectdocumenten kunnen de volgende mijlpaal beïnvloeden, en wie is volgens de gemaakte afspraken verantwoordelijk voor de opvolging?
Wat doet USNL?
USNL doorzoekt de beschikbare projectinformatie en brengt eerdere afspraken en besluiten samen, met verwijzing naar de bron.
Wat verandert er voor de medewerker?
Eerdere afspraken en besluiten zijn terug te vinden zonder handmatig zoeken in losse systemen.